Kun rautatielääkäri tai rautatiepsykologi tekee lausunnon alalle vasta hakeutumassa olevalle henkilölle, tulee hänen antaa lausunnon viranomaiskappale tarkastettavalle itselleen, joka toimittaa sen lupakirjahakemuksensa liitteenä Traficomiin. Jos rautatielääkäri tai -psykologi kuitenkin toteaa, ettei hakija täytä terveydentilaa tai psykologista soveltuvuutta koskevia vaatimuksia, tulee hänen tehdä ilmoitus terveydentilaa tai psykologista soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttymättömyydestä ja liittää ilmoitukseen kielteinen lausunto. Ilmoitusvelvollisuus koskee siis kuljettajana toimivien lisäksi myös alalle vasta hakeutumassa olevia.
Kun tarkastus tehdään kuljettajana jo toimivalle, tulee rautatielääkärin tai rautatiepsykologin toimittaa lausunnon viranomaiskappale suoraan Traficomiin. Lisäksi tulee tarvittaessa tehdä erillinen ilmoitus terveydentilaa tai psykologista soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttymättömyydestä.