Lentokoulutusluvan hakeminen

Ensimmäistä koulutuslupaa hakevan organisaation on toimitettava Traficomille hakemus ja asiakirjat, joilla osoitetaan, kuinka organisaatio täyttää ilmailusäädöksistä tulevat vaatimukset.

Lentokoulutusorganisaation hakuprosessi voi kestää organisaation aiotun toiminnan laajuudesta riippuen noin 1-6 kuukautta. Usein organisaatiot täydentävät ja kehittävät toimintaansa ohjaavia järjestelmiä ja käsikirjoja vielä prosessin aikana, mikä saattaa osaltaan pitkittää hakuprosessia.

Käytännön yhteistyö viranomaisen ja lupaa hakevan organisaation välillä alkaa aloituskokouksella. Kokous on luonteeltaan informaatiotilaisuus, jossa molemmat osapuolet antavat tietoa omasta toiminnastaan ja menettelytavoistaan. Traficom nimeää aloituskokouksessa organisaatiolle hakemusta käsittelevän vastuutarkastajan, joka huolehtii hakuprosessin koordinoinnista ja etenemisestä. Kokouksessa pyritään sopimaan käytännön järjestelyistä ja aikataulusta, jonka mukaisesti luvan hakija toimittaa Traficomille vaadittavia käsikirjoja tarkastettavaksi. Sen lisäksi hakija esittelee Traficomille tekemänsä valmistelutyön tulokset: organisaatiorakenteen, organisaation vastuuhenkilöt, koulutustoiminnassa tarjottavat kurssit sekä käytettävän koulutuskaluston.

Lentokoulutusorganisaation on perustettava ja ylläpidettävä hallintojärjestelmää, joka sisältää selvästi määritellyt vastuut ja velvollisuudet koko organisaatiossa. Hallintojärjestelmän on vastattava organisaation kokoa sekä sen toiminnan luonnetta ja monipuolisuutta. Lisäksi hallintojärjestelmän on huomioitava lentokoulutustoimintaan liittyvät vaarat ja riskit. Hallintojärjestelmän on sisällettävä seuraavat asiat:

• selvästi määritellyt vastuut ja velvollisuudet koko organisaatiossa, myös vastuullisen johtajan suora vastuu turvallisuudesta
• kuvaus organisaation yleisistä turvallisuuteen liittyvistä toimintalinjoista ja periaatteista (turvallisuuspolitiikka)
• toimintaan sisältyvien ilmailun turvallisuusriskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta, mukaan lukien toimenpiteet riskien lieventämiseksi ja niiden tehokkuuden todentamiseksihenkilöstön tehtävien edellyttämän koulutuksen ja pätevyyden ylläpito
• hallintojärjestelmän kaikkien keskeisten prosessien dokumentointivaatimustenmukaisuuden valvonnan menetelmä, jolla valvotaan, että organisaatio täyttää jatkuvasti alan viimeisimmät asiaankuuluvat vaatimukset.

On ensisijaisen tärkeää, että organisaatio ja sen hallintojärjestelmä soveltuvat aiottuun toimintaan ja että hallintojärjestelmää kehitetään jatkuvasti.

Lentokoulutusorganisaatiolla on oltava riittävä ja pätevä henkilöstö, jolla on vaadittava kelpoisuus suunniteltujen tehtävien ja toimintojen suorittamiseen.

Organisaatiolle on nimettävä vastuullinen johtaja, jolla on valtuudet varmistaa, että kaikki toiminta voidaan rahoittaa ja toteuttaa sovellettavien vaatimusten mukaisesti. Vastuullinen johtaja vastaa tehokkaan hallintojärjestelmän perustamisesta ja ylläpitämisestä. Vastuullinen johtajan lisäksi organisaatioon on nimettävä vaatimustenmukaisuuden valvonnasta vastaava johtaja sekä turvallisuuspäällikkö.

Lentokoulutusorganisaatiolla on oltava myös koulutuspäällikkö, joka vastaa koulutustoiminnasta kokonaisuudessaan, päälennonopettaja sekä koulutustoiminnan laajuudesta riippuen mahdollisesti myös pääteoriakouluttaja. Organisaatiolta edellytetään myös pätevää henkilöstöä sisältäen lennonopettajat ja teoriakouluttajat. Mikäli organisaatio antaa koulutusta lentoa simuloivilla koulutuslaitteilla (FSTD), on sillä oltava FSTD-laitteista vastaava henkilö sekä simulaattorikouluttajat.

Hakiessaan lentokoulutusorganisaatiolupaa, on organisaation esitettävä Traficomille edellä mainittujen henkilöiden henkilötiedot sekä kelpoisuus esimerkiksi CV:n muodossa.

Lentokoulutusorganisaation on varmistuttava käyttämänsä lentokaluston lentokelpoisuudesta. Koska organisaatio harjoittaa kaupallista lentokoulutusta, on organisaatioiden huollettava koulutuksessa käytettävät ilma-alukset G-, F- tai 145 huolto-organisaatioissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että lentäjien itse suorittamaa huoltoa kaupallisessa lentokoulutuksessa käytettäviin ilma-aluksiin ei hyväksyä.

Lentokoulutuksessa käytettävät ilma-alukset on vakuutettava vakuutusasetuksen (EY) N:o 785/2004 mukaisesti. Ilmailulaki puolestaan edellyttää, että peruslentokoulutuksessa käytettävässä ilma-aluksessa on lisäksi oltava istuinpaikkakohtainen tapaturmavakuutus. Peruslentokoulutuksella tarkoitetaan lentokoulutusta, joka tähtää yksityislentäjän lupakirjaan.

Tietyissä tapauksissa on mahdollista hakea erillishyväksyntää käyttää EASA -liite I ilma-aluksen käyttämiselle DTO:n koulutuksessa.

Lisätietoa erillishyväksynnästä. 

Kun Traficom on tarkastanut lentokoulutusorganisaatiolta vaadittavat käsikirjat ja toteaa niiden täyttävän ilmailuvaatimukset, se suorittaa organisaatioon tarkastuksen. Sen tavoitteena on varmistua organisaation tilojen ja kaluston soveltuvuudesta käyttötarkoitukseen sekä henkilöstön riittävyydestä että sen pätevyydestä. Traficom voi tarkastuksen aikana haastatella lennonopettajia tai teoriakouluttajia.

Kun Traficom on vakuuttunut, että organisaatio täyttää sovellettavat vaatimukset, organisaatiolle myönnetään koulutuslupa, jossa eritellään koululle hyväksytyt kurssit sekä niillä käytettävät lennonharjoituslaitteet. Koulutuslupa myönnetään rajoittamattomaksi ajaksi. Tosin luvan laajuuteen tai sen voimassaoloon voidaan puuttua, mikäli organisaatio osoittaa, ettei se noudata ilmailusäädöksiä.

On täysin normaalia, että organisaatiossa tapahtuu muutoksia, jotka voivat koskea esimerkiksi vastuuhenkilöitä, koulutusohjelmia tai käytettävää koulutuskalustoa. Lupa muutokseen on haettava Traficomista muutoksenhallintalomakkeella. Traficom käsittelee hakemuksen ja varmistaa, että muutos ei ole ristiriidassa sovellettavien vaatimusten kanssa. Mikäli muutos koskee koulutusohjelmaa, edellisen lisäksi Traficom tarkastelee muutosta myös pedagogisesta näkökulmasta ja varmistaa, että muutos on järkevää myös oppilaan oppimisen kannalta. Luvan laajuuteen vaikuttavien muutoksien hyväksyntää tulee hakea Traficomilta 30 päivää ennen aiotun muutoksen käyttöönottamista. Mikäli muutos koskee vastuuhenkilöä, on hakemus asiasta jätettävä vähintään 10 työpäivää ennen muutoksen käyttöönottoa.

Organisaatio voi halutessaan hakea Traficomilta hyväksyntää, joka mahdollistaa organisaation tekemään tiettyjä muutoksia ilman Traficomin ennakkohyväksyntää. Hyväksynnän saamiseksi organisaation on esitettävä käsikirjassaan menettelyt kuinka tällaiset muutokset hallinnoidaan. Tämä hyväksyntä edellyttää organisaatiota kuitenkin toimittamaan tiedot muutoksista Traficomille, joka tarkastaa etteivät ne ole ristiriidassa sovellettavien vaatimusten kanssa. Traficomin pyrkii antamaan organisaatiolle palautteen muutoksen hyväksyttävyydestä 10 työpäivän sisällä tiedon vastaanottamisesta.