Mihin ja miksi varaudutaan
Maantiekuljetusyrityksillä on keskeinen rooli yhteiskunnan toimivuuden kannalta kaikissa olosuhteissa. Tästä syystä liikenneluvan haltijoille on liikennepalvelulaissa säädetty varautumisvelvoite. Laajamittaisempaa toimintaa harjoittavien tavara- ja henkilöliikenneluvan haltijoiden tulee varautua normaaliolojen häiriötilanteisiin ja valmiuslaissa tarkoitettuihin poikkeusoloihin. Normaaliolojen häiriötilanteita ovat esim. tilanteet, jossa yrityksen taloudellinen toimintakyky on uhattuna liikevaihdon menetyksen takia tai merkittävä osa yrityksen työntekijöistä on samalla hetkellä estynyt työskentelemästä taikka tilanteet, missä merkittävä tietoliikenne- tai sähköverkon häiriö estää tai vaikeuttaa yrityksen toiminnanohjausta.
Varautumisvelvoitteen tavoitteena on, että etukäteen tehdyn valmiussuunnittelun avulla yrityksen toiminta jatkuu mahdollisimman häiriöttömästi ja sen toimintavarmuus säilyy myös poikkeusoloissa ja häiriötilanteissa. Valmiussuunnittelulla varmistetaan yrityksen oman toiminnan jatkuvuuden lisäksi myös sen asiakkailleen tarjoaman palvelun jatkuvuus ja samalla edistetään laajemmin yhteiskunnallista toimintavarmuutta.
Ketä varautumisvelvollisuus koskee
Velvoite koskee käytännössä niitä yrityksiä, jotka harjoittavat luvanvaraista liikennettä yli 15 ajoneuvolla. Jos yrityksellä on siis voimassa oleva tavaraliikennelupa vähintään 16 ajoneuvolle tai henkilöliikennelupa vähintään 16 linja-autolle, varautumisvelvollisuus koskee yritystä.
Vaikka lakisääteinen velvoite koskee vain suurempia luvanhaltijayrityksiä, poikkeustilanteisiin ja –oloihin varautuminen on osa jokaisen yrityksen riskien ja jatkuvuudenhallintaa sekä vastuullista yrityskulttuuria. Parhaimmillaan valmiussuunnittelu, sen aktiivinen seuranta ja päivittäminen ohjaa ja hyödyttää yrityksen jokapäiväistä toimintaa.
Mitä varautumisvelvollisuus käytännössä tarkoittaa
Yrityksen, jota varautumisvelvollisuus koskee, on laadittava valmiussuunnitelma 1.6.2021 mennessä. Valmiussuunnitelman tulee täyttää Traficomin antaman määräyksen vaatimukset ja siinä tulee mm. nimetä varautumisen toimenpiteistä vastaava henkilö. Suunnitelman voi tehdä tältä verkkosivulta löytyvälle valmiille lomakkeelle. Valmiussuunnitelma voi olla myös osana yrityksen mahdollista muuta toimintakäsikirjaa. Suunnitelmaa ei toimiteta Traficomille, vaan yrityksen on säilytettävä suunnitelma yrityksessä ja pidettävä se ajantasaisena.
Traficom kuitenkin valvoo yritysten valmiussuunnitelmia ja niiden vaatimustenmukaisuutta. Tätä valvontaa varten yrityksen tulee pyynnöstä toimittaa suunnitelma Traficomille.
Millainen valmiussuunnitelman tulee olla
Suunnitelmasta tulee käydä ilmi mm.:
- yrityksen nimi ja y-tunnus, toimipaikka (osoitetieto) sekä varautumisen toimenpiteistä vastaava henkilö ja tämän yhteystiedot
- yrityksen toiminnan jatkuvuuden kannalta kriittisimmät toiminnot, kumppanit, palveluntuottajat ja alihankkijat: suunnitelmaan on kirjattava suurimman asiakkaansa osuus liikevaihdosta (alle 5%, 6-10%, 11-20%, 21-30%, yli 30%).
- miten yritys on varautunut seuraaviin uhkiin: yli 30 % sen käyttämästä työvoimasta on estynyt työskentelemässä yrityksessä. massiivinen sähkökatko/tietoliikennehäiriö ja yrityksen toimintaan kohdistuvat muut riskit ja uhkat
- yrityksen riskienhallinnan vastuut ja prosessit
- Miten yritys huolehtii siitä, että yrityksen varautumiseen liittyvä henkilöstö tuntee valmiussuunnitelman sisällön ja siihen liittyvät yrityksen vastuut ja velvoitteet
- miten varautumisosaamista yrityksessä kehitetään ja ylläpidetään
- miten suunnitelmaa ylläpidetään ja millaista omavalvontaa suoritetaan
Suunnitelman voi tehdä tältä verkkosivulta löytyvälle valmiille lomakkeelle. Valmiussuunnitelma voi olla myös osana yrityksen mahdollista muuta toimintakäsikirjaa.
Kysymyksiä, mutta ei valmiita vastauksia – alla muutama kysymys, joiden pohtimisesta on ehkä apua varautumiseen ja valmiussuunnitelman laadintaan
- Mitä yrityksemme tekee, mitkä ovat sen ydintoimintoja, mitkä ovat sen toiminnan kannalta kriittisimmät prosessit ja yhteistyökumppanit?
- Millaiset tilanteet voivat uhata yritystämme, aiheuttaa häiriöitä sen toimintaan tai jopa kokonaan estää yrityksemme toiminnan?
- Kuinka suuri riski kuhunkin tunnistettuun uhkaan liittyy, ja mitä tapahtuu, jos tunnistettu uhka toteutuu? Miten tilanteessa toimimme? Osaavatko kaikki toimia suunnitelman mukaisesti?
- Mitä voimme tehdä ennalta, jotta uhka poistuisi kokonaan, tai että sen aiheuttamat seuraamukset olisivat mahdollisimman lievät?
- Miten varmistamme, että varautuminen on koko yrityksen yhteinen asia ja sen, että varautuminen on jatkuva prosessi, ei kerran tehty suunnitelma?