Virkakielen pitää olla asiallista, selkeää ja ymmärrettävää. Asiallisuus ei tarkoita ylivirallista tyyliä, vaan asiat kannattaa kirjoittaa tavallisella arjen kielellä ja neutraalin ystävälliseen sävyyn.
Ystävällinen sävy ei auta, jos teksti on lukijalle liian vaikeaa. Käytä selkeää yleiskieltä ja vältä byrokraattista tyyliä. Kerro asiat käytännönläheisesti silloinkin, kun kirjoitat viranomaiselta toiselle.
Esimerkki: kirjoita konkreettisesti myös viranomaiselta toiselle
Ei näin – abstraktia hallinnon kieltä:
Kävelyn ja pyöräilyn investointiohjelmaan sisältyvällä valtionavustusrahoituksella edistetään hankkeita, joilla pyritään kunnan toimesta lisäämään kyseisten liikennemuotojen houkuttelevuutta ja kulkutapaosuutta kuntalaisten keskuudessa arjen matkojen osalta.
Mieluummin näin – havainnollista kieltä ja käytännön esimerkkejä:
Kunnat voivat hakea valtiolta rahaa kävelyn ja pyöräilyn edistämiseen. Tukea voi saada esimerkiksi kävelyteiden, pyöräteiden tai pyöräparkkien rakentamiseen ja parantamiseen. Tavoitteena on, että kunnan asukkaat kävelisivät tai pyöräilisivät entistä suuremman osan arjen matkoista.
Traficomin äänensävy eli yhteisesti sovittu puhetapa on inhimillinen ja ymmärrettävä. Viestimme ihmiseltä ihmiselle ja olemme ystävällisiä ja helposti lähestyttäviä. Kerromme asioista tavalla, jolla kohdeyleisö ne parhaiten ymmärtää.
Varsinkin verkkoteksteissä lyhyet ja rakenteeltaan helpot lauseet toimivat yleensä parhaiten. Etenkin toimintaohjeita on helpoin lukea ja ymmärtää, kun niissä käytetään suoraa puhuttelua. Älä siis turhaan arastele sinuttelua ja suoria kehotuksia, vaikka tasapainoilu kohteliaan ja käskevän välillä onkin joskus hankalaa.
Traficomista ja sen toimialoista voi käyttää me-muotoa, jos on teksti- tai asiayhteyden perusteella selvää, ketä tarkoitetaan ja kuka toimii.
Esimerkkejä
Esimerkki suorasta puhuttelusta:
Maksa ajoneuvovero eräpäivään mennessä, ettei ajoneuvo mene käyttökieltoon.
Jos ajoneuvon haltija vaihtuu, ilmoita siitä mahdollisimman pian. Tarkista samalla yrityksen yhteystiedot ja korjaa niitä tarpeen mukaan.
- Perustelut (kuten "ettei ajoneuvo mene käyttökieltoon") ovat osa toimivaa sävyä. Hyvät perustelut pehmentävät käskyä ja auttavat pitämään sävyn neutraalina.
Esimerkki me-muodosta:
Kyberturvallisuuskeskus valvoo viestintäverkkojen turvallisuutta. Seuraamme ja torjumme tietoturvauhkia ja tiedotamme ajankohtaisista ilmiöistä.