Traficomin rekistereistä on mahdollista saada tietoa tieteellistä tutkimusta varten. Traficom tekee tietojen luovuttamista varten hallintopäätöksen, tietoluvan ennen tietojen luovuttamista tutkijalle.
Tietojen hakeminen
Tietojenluovutusta tutkimuskäyttöön haetaan aina Tiedonluovutuspyyntö - tieteellinen tutkimus -lomakkeella. Tiedonluovutuspyyntö-lomakkeessa ilmoitetaan mm. hakijan perustiedot, pyydettävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus.
Tutkimussuunnitelma
Pyyntöön pitää liittää aina tutkimussuunnitelma. Tutkimussuunnitelman pitää sisältää:
- mihin tarkoitukseen tietoja käytetään
- tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava
- ryhmätutkimuksen aikataulu
- mitä tietoja tutkimuksessa tarvitaan (luovutettavat tiedot yksilöidysti)
- onko tietoja tarkoitus yhdistellä muista rekistereistä poimittuihin aineistoihin
- miten tiedot suojataan hankkeen aikana
- mitä tiedoille tapahtuu tutkimuksen päätyttyä
- miten tutkimuksen tulokset julkaistaan ja
- miten niitä hyödynnetään.
Henkilötiedot
Jos tutkimukseen pyydetään luovutettavaksi henkilötietoja, pitää tutkimussuunnitelmassa ilmetä, onko tutkimuksessa tarpeellista poiketa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista (artiklat 15, 16, 18 ja 21). Traficomille lähetetään myös tietosuoja-asetuksen mukainen seloste käsittelytoimista tai muu selvitys (artikla 30), mistä ilmenee
- tietojen rekisterinpitäjä
- tutkimuksen suorittajat eli henkilöt, joilla on tutkimuksen kuluessa oikeus käsitellä rekisteritietoja
- tietojen käyttötarkoitus
- käsittelyn oikeusperusteet
- rekisterin suojauksen periaatteet
- siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- tietojen säilyttäminen ja hävittäminen.
Erityiset henkilötietoryhmät
Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä
- rotu tai etninen alkuperä
- poliittiset mielipiteet
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
- ammattiliiton jäsenyys
- geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
- terveystiedot
- henkilön seksuaalista käyttäytyminen ja suuntautuminen,
pitää lisäksi laatia tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (tietosuoja-asetuksen artikla 30). Vaikutustenarviointi on toimitettava kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä ja mahdollisesti pyynnöstä Traficomille.
Kyselytutkimusten saatekirje
Jos kyseessä on kyselytutkimus, tutkijan on lähetettävä Traficomille tietopyynnön mukana myös tutkittaville lähetettävät kyselylomakkeet ja saatekirje.
Saatekirjeestä pitää selvitä:
- tutkimuksen lisätietojen antaja
- mikä organisaatio on tutkimusrekisterin rekisterinpitäjä
- keitä ovat tutkimuksen yhteistyötahot ja missä roolissa nämä toimivat
- tutkijan nimi
- onko kyseessä kerta- vai seurantatutkimus ja
- luovutetaanko henkilötason tietoja jollekin
- osoitelähdekyselyyn vastaamisen vapaaehtoisuus
- mitä tiedoille tapahtuu tutkimuksen päätyttyä
- tietojen säilytysaika ja hävitystapa.
Lisätietoja
tietojenluovutus@traficom.fi