Tiedonhallintalain toimeenpano mahdollistaa hyvän tiedonhallintatavan toteutumisen Traficomissa. Tiedonhallintaa kehitetään järjestelmien ja toimintatapojen osalta sekä osana kehittämisen toimintamallia. Tiedonhallinnan painopisteenä Traficomissa on yhdenmukaiset ja hyvät käytännöt.
Tiedonhallintamalli, TIHALA-tehtävät ja eteneminen
Tiedonhallintalaki luo perustan menettelytavoille, joilla Traficom käsittelee toiminnassaan syntyviä tietoja niiden elinkaaren ajan. Tiedonhallintalain vaatimusten mukaisella tiedonhallintamallilla kuvataan ja ohjataan tiedonhallintaa Traficomissa. Tiedonhallintamallissamme on kuvattu viraston toiminta, tietopääoma ja tietojärjestelmät sekä ohjeet ja toimenpiteet, joilla tietoturvallisuus toteutetaan.
Tiedonhallintamallin kuvauksien täydentämistä ja tarkentamista jatkettiin virastossa vuoden 2023 aikana. Tiedonhallintamalli on kytketty Traficomissa kehittämisen toimintamalliin ja tiedonhallintamallin kuvaukset päivittyvät myös kehitystehtävissä syntyvien kuvausten myötä.
Traficomin toimintaprosessit sisältyvät viraston tiedonhallintamalliin kuten tiedonhallintalaissa edellytetään. Prosessien kuvaamisesta ja kehittämisestä järjestettiin virastossa kolmen tilaisuuden sarja syksyllä 2023. Tilaisuudet olivat kaikille traficomilaisille avoimia ja tarkoitettu erityisesti kaikille toiminnan kehittämisestä kiinnostuneille, esimerkiksi toiminnan kuvaajille ja prosessien omistajille. Tilaisuuksilla onnistuttiin lisäämään vuorovaikutusta ja ymmärrystä prosessityön moninaisuudesta virastossamme.
Vuoden 2023 aikana Traficomissa toteutettiin myös tiedonhallintalakiin liittyvän henkilöstölle tarjottavan koulutuspaketin suunnittelu ja toteutus eOppivassa.
Traficom ylläpitää myös tiedonhallintalain vaatimusten mukaista asiakirjajulkisuuskuvausta, johon voi tutustua verkkosivuillamme (Ulkoinen linkki).
Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa Traficomissa asianhallinnan lisäksi dokumentinhallintaa
Traficomin asianhallintajärjestelmissä käsiteltiin vuonna 2023 noin 625 000 asiaa ja noin 1 036 000 asiakirjaa. Sähköisen asioinnin kasvun ja digitalisaation myötä automaattisesti vireille tulevien asioiden määrä kasvaa, ja suurin osa asianhallinnassa käsiteltävistä asioista tulee vireille integraatioiden kautta suoraan sähköisestä asioinnista tai operatiivisista järjestelmistä.
Traficomin tiedonohjaussuunnitelma (TOS) kuvaa viraston tehtävät ja käsittelyprosessit, tehtävien hoidossa syntyvän asiakirjallisen tiedon ohjaus- ja hallintaperiaatteet sekä tietojen säilytysajat. TOS ohjaa Traficomissa asianhallinnan lisäksi dokumentinhallintaa, jonka avulla esimerkiksi tieto salassapidosta tai käyttöoikeudet dokumenteille voidaan tuottaa suoraan tiedonohjauussuunnitelman kautta. TOS on jatkuvasti päivittyvä työkalu.
Traficomin asian- ja dokumentinhallintaa uudistetaan edelleen ja tavoitteena on yhtenäiset tiedonhallintakäytännöt virastossa. Järjestelmien uudistamisella ja yhtenäistämisellä vähennetään käytössä olevien järjestelmien määrää sekä tehostetaan asian- ja dokumentinhallintaa. Virastossa hyväksyttiin keväällä 2023 dokumentinhallinnan periaatteet, joiden tavoitteena on vakiinnuttaa yhtenäinen toimintatapa dokumenttien hallintaan ja tallennukseen virastossa.
Vuoden 2023 aikana käynnistettiin kehityshanke Traficomin asianhallinnan yhdenmukaistamiseksi, jonka tavoitteena on toteuttaa virastolle yksi yhtenäinen asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa yhtenäisen ja tietoturvallisen asianhallinnan toimintamallin. Uuden järjestelmän tavoitteena on myös vähentää kirjaamon ja asiankäsittelijöiden manuaalisia työvaiheita ja tehostaa asiankäsittelyprosesseja automatisoinnin avulla.
Automaattiset ratkaisumenettelyt Traficomissa
Automaattisella ratkaisumenettelyllä tarkoitetaan viranomaisten hallintoasioiden käsittelyä, jossa ratkaisu muodostetaan automaattisesti. Asian käsittelyä koskevat käsittelysäännöt ja toimintaprosessi on määritelty etukäteen, eikä ihmisen suorittamaa erillistä tarkastamista tarvita ratkaisuvaiheessa.
Automaatiota ratkaisutoiminnassa hyödynnetään Traficomissa viranomaistehtävissä, joihin ei sisälly tapauskohtaista viranomaisen harkintaa. Automaattiset ratkaisut voivat olla Traficomin antamia päätöksiä tai muita toimenpiteitä, jotka päättävät asian käsittelyn. Automaattisia ratkaisuja voidaan antaa asiakkaan vireille saattamissa asioissa tai viranomaisaloitteisissa asioissa.
Automaattisesta ratkaisumenettelystä säädetään hallintolaissa (434/2003) ja tiedonhallintalaissa (906/2019). Menettelyä koskeva lainsäädäntö tuli voimaan 1.5.2023. Uusilla säännöksillä varmistetaan asiankäsittelyn asianmukaisuus, viranomaisen toiminnan läpinäkyvyys, virkavastuun kohdentuminen ja riittävät kontrollit, kun viranomainen tekee päätöksiä automaattisesti. Uudet vaatimukset kohdistuvat automaattisen ratkaisumenettelyn suunnitteluun, dokumentointiin, käyttöönottoon, valvontaan ja virkavastuuseen. Uudet vaatimukset sisällytettiin Traficomin kehittämisen menettelyihin ja ohjeisiin vuoden 2023 aikana.
Traficomissa on ollut käytössä muutamia kymmeniä automaattisia ratkaisumenettelyjä jo ennen edellä mainitun lainsäädännön voimaan tuloa. Aiemmin käytössä olleiden automaattisten ratkaisumenettelyjen on täytettävä lain vaatimukset 18 kuukauden kuluessa lain voimaan tulosta. Automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotto perustuu viranomaisen erikseen tekemään käyttöönottopäätökseen. Traficom julkaisee ennen uusien vaatimusten voimaantuloa käytössä olleiden automaattisten ratkaisumenettelyjen käyttöönottopäätökset siirtymäajan puitteissa 1.11.2024 mennessä.
Lisätietoa automaattisista ratkaisumenettelyistä Traficomissa.