Transport- och kommunikationsverket Traficom har upptäckt att det inte kan hitta en del av de pappersbaserade ansökningarna om tillstånd till undantag som hänför sig till hälsotillstånd för sjöfarande eller bilagorna till dem från 2014–2016. Saken gäller 314 personer. Alla registrerade har inte nåtts per telefon, så Traficom informerar också om saken med detta meddelande.
Dataombudsmannens byrå har underrättats om situationen. Dessutom har Traficom försökt kontakta de berörda personerna per telefon.
Till följd av händelsen kan originalhandlingar eller kopior av dem inte på begäran lämnas till personerna. De grundläggande uppgifterna om alla behandlade ansökningsärenden finns bevarade i elektronisk form.
Situationen kräver inga åtgärder av de berörda parterna. Avsaknaden av pappersdokument påverkar inte parternas gällande tillstånd och saken har ingen betydelse för eventuella framtida ansökningar.
Traficom har gått igenom den behandlingsprocess för ansökningar om tillstånd till undantag som hänför sig till hälsotillstånd som använts 2014–2016, och med största sannolikhet finns dokumenten på fel plats i arkivet. Risken för missbruk av personuppgifter kan anses vara låg.
Traficom ändrade sina arkiveringsprocesser i november 2016. I den nuvarande processen skannas pappersdokumenten in i det elektroniska systemet och pappersdokumenten förstörs centraliserat, vilket innebär att det inte är möjligt att motsvarande problem upprepas.
Om ny information fås om ärendet, kontaktar Traficom omedelbart berörda parter och ger vid behov ytterligare anvisningar.
Ytterligare information
Om du vill ha ytterligare information om det som hänt, kan du kontakta Henri Wallenius, chef för servicehelheten, henri.wallenius @traficom.fi, tfn 029 534 6471.
I frågor som gäller dataskydd kan du kontakta Kristiina Lappalainen, Traficoms dataskyddsombud, tietosuoja@traficom.fi, tfn 029 539 0401.