Transport- och kommunikationsverket Traficom har observerat ett problem med arkiveringen av sjöfolkets ansökningar om undantag som hänför sig till hälsotillstånd och bilagor i pappersform åren 2014−2016. Saken har också anmälts till dataombudsmannens byrå. Ämbetsverket kommer också att direkt kontakta dem som berörs av saken.
Ett enskilt fall startade ett internt arbete i ämbetsverket för att undersöka processen för sjöfolkets gamla ansökningar om tillstånd till undantag som gjorts i pappersform samt om placeringen av relaterade handlingar. Saken har anmälts till dataombudsmannens byrå eftersom handlingar innehåller person- och hälsouppgifter. Verket kommer också att personligen kontakta alla som berörs av saken.
I en intern utredning som gällt ämbetsverkets fysiska pappersarkivering har det konstaterats en lucka med sjöfolkets ansökningar om tillstånd till undantag åren 2014−2016. Det betyder att det inte är möjligt att lämna ursprungliga handlingar i pappersformat till personerna. Uppgifterna om alla behandlade ansökningsfrågor finns sparade i elektroniskt format och därför har verket kunnat få reda på att saken gäller 314 personer. Avsaknaden av pappersdokument påverkar inte på något sätt de olika parternas gällande tillstånd. Saken har ingen betydelse för eventuella nya ansökningar.
"Det här är beklagligt och vi är ledsen över det. Vi har gått igenom den behandlingsprocess som var i bruk åren 2014−2016 och det är mycket sannolikt att handlingarna finns på fel plats i arkivet. Vi har dock redan rapporterat dataskyddsombudsmannen om saken och vi kommer att personligen kontakta alla parter. I Traficoms nuvarande process scannas alla pappershandlingar i ett elektroniskt system och pappren förstörs på ett centraliserat sätt, och därför är det inte möjligt att det blir ett motsvarande problem igen", berättar Traficoms säkerhetsdirektör Jari Ylitalo.