Utlämnande av uppgifter för forskningsändamål

Ansökan om tillstånd att få uppgifter

Ansökan om utlämnande av uppgifter för forskningsändamål görs alltid genom att fylla i blanketten Begäran om utlämnande av uppgifter - vetenskaplig forskning (Extern länk) (på finska). I blanketten uppges bland annat basuppgifter om sökanden samt uppgifterna som begärs och deras användningsändamål. 

En forskningsplan

Till begäran ska alltid fogas en forskningsplan. Av forskningsplanen ska framgå:

• användningsändamålet för uppgifterna
• den ansvariga föreståndaren för forskningen eller gruppen som ansvarar för den
• tidsschemat för forskningen, vilka uppgifter som behövs i forskningen (uppgifterna som lämnas ut ska individualiseras)
• huruvida man har för avsikt att kombinera uppgifterna med material som har hämtats ur andra register 
• hur uppgifterna skyddas under projektets gång
• vad som händer med uppgifterna då forskningen avslutats
• hur forskningsresultaten publiceras och utnyttjas.

Personuppgifter 

Om man begär att personuppgifter lämnas ut för forskning ska det av forskningsplanen framgå om det är nödvändigt att i forskningen avvika från den registrerades rättigheter som fastställs i artikel 15, 16, 18 och 21 EU:s allmänna dataskyddsförordning. Till Traficom ska också skickas ett register över behandling enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen eller någon annan redogörelse i vilken man uppger 

• den personuppgiftsansvarige
• dem som genomför forskningen, dvs. de personer som i samband med forskningen är behöriga att behandla personuppgifter
• uppgifternas användningsändamål
• den rättsliga grunden för behandlingen
• principerna för registerskydd
• huruvida uppgifter överförs till områden utanför EU eller EES samt 
• hur uppgifterna lagras och förstörs. 

Särskilda kategorier av personuppgifter

Om man i samband med forskningen behandlar särskilda kategorier av personuppgifter

• ras eller etniska ursprung
• politiska åsikter
• religiösa eller filosofiska övertygelse
• medlemskap i fackförbund
• hälsorelaterade uppgifter
• sexuella läggning eller beteende
• genetiska och biometriska uppgifter för identifiering av personen.

ska man dessutom utarbeta en konsekvensbedömning avseende dataskydd enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen. Konsekvensbedömningen ska lämnas in skriftligen för kännedom till dataombudsmannen innan behandlingen inleds och eventuellt till Traficom om så begärs. 

Följebrevet  om en enkätundersökning

Om det är fråga om en enkätundersökning ska frågeformulären och följebrevet som skickas till undersökningens deltagare även skickas till Traficom tillsammans med begäran om utlämnande av uppgifter.

Av följebrevet ska framgå:

• vem som ger ytterligare information om forskningen
• vilken organisation som är registeransvarig för forskningsregistret 
• vilka som är samarbetsparter för forskningen och vilken roll dessa parter har
• forskarens namn
• huruvida det är fråga om en engångsundersökning eller uppföljningsundersökning
• huruvida uppgifter på personnivå lämnas ut till någon
• adresskällan
• att det är frivilligt att delta i enkätundersökningen
• vad som händer med uppgifterna då forskningen avslutats 
• hur länge uppgifterna lagras och hur de förstörs.