Bredbandsprojektets bokföring omfattar vissa särskilda drag bland annat i fråga om hur man följer upp vissa kostnadsslag och vilka uppgifter som bokförs om dem med tanke på ansökan om utbetalning.
Vid projektbokföring är det bra att man bekantar sig med överenskomna metoder för uppföljning av kostnaderna för bredbandsprojektet redan från början av nätbyggandet. Ansökan om utbetalning av statligt stöd går smidigare när man hanterar verifikaten enligt samma principer genom hela projektet. Inköp av arbete, material och utrustning hanteras enligt följande principer:
- Arbetskostnader för byggande av nät och verifikat på dem är stödberättigande då arbetet hänförs till det stödberättigade området. Sökanden ska kontrollera varje arbetsverifikat och förse dem med en anteckning om de adresser där nätbyggnadsarbetet har skett. Om sökanden anlitar en underleverantör vid byggandet, ska sökanden se till att underleverantören lämnar motsvarande uppgift.
- Kabelfakturor godkänns då de är i enlighet med de stödberättigande kabeltyper och metrar som anges i stödbeslutet. Varje faktura innehåller uppgifter om den kabeltyp som köpts och hur mycket som köpts.
- Den aktiva utrustningens stödberättigande avgörs på basis av om de är stödberättigande i stödbeslutet. Sökanden antecknar på verifikatlistan namnet på det utrustningsutrymme där den köpta utrustningen, som anges i verifikatet, har installerats.
- Övrig anskaffning av material kan vara både stödberättigande och icke stödberättigande kostnader. Sökanden bedömer hur de övriga nätverkskomponenterna och småtillbehör kan fördelas i rätt proportion till det stödberättigade och icke stödberättigade området.
Följande fiktiva exempel visar hur verifikaten bokförs i projektbokföringen.
Nätanalysen av exempelprojektet visar de stödberättigade och icke stödberättigade områdena på projektområdet. I stödbeslutet bedöms att den stödberättigade längden på rutten är 92 % och de stödberättigade kabelmetrarna 93 %. Dessa procenttal får inte användas direkt vid fördelning av kostnaderna, utan fördelningen ska göras med hjälp av nätanalysen enligt exemplet nedan.
I bilden är de totala kostnaderna för nätinstallationsarbeten på Storlojogatan 50 000 euro. Arbetet har utförts av Maanrakennus Puhti Oy som underleverans. Storlojogatan är 9 000 meter lång. Enligt nätanalysbilden i Traficoms stödbeslut är längden på icke stödberättigande rutt (i blått) totalt 1 000 meter. Resten av gatan (8 000 meter, i grått) är stödberättigande. Som stödberättigande kostnader bokförs 8/9 (åtta niondedelar), alltså cirka 44 400 euro.
Abonnentförbindelsernas totala längd är 2 000 meter och byggandet har utförts av Maanrakennus Ponteva Oy. Fakturans totala belopp är 20 000 euro utan moms. Enligt nätanalysen omfattar 300 meter av abonnentförbindelserna ett s.k. avdrag på 100 meter (i grönt) och totalt 1 000 meter ett avdrag på icke stödberättigade abonnenter (i gult). Den totala längden på den icke stödberättigande abonnentförbindelserutten är 1 300 meter. I projektbokföringen bokförs att den stödberättigande andelen är 700 meter, dvs. 7 000 euro.
I projektet finns två aktiva utrustningar (markerade med gul stjärna) och de har köpts av Aktiivipojat Oy. Enligt nätanalysen finns den ena utrustningen i det icke stödberättigade området (svart område med linjer). Kostnaden för utrustningen är icke stödberättigande. Den andra utrustningen är däremot stödberättigande. Hälften av fakturan för aktiv utrustning bokförs i stödberättigande kostnader och hälften i icke stödberättigande kostnader.
För projektet har man också av Kaapelityöt Oy köpt 11 000 meter 96-fibers kabel, 4 000 meter 24-fibers kabel och 4 000 meter 4-fibers kabel. Enligt Traficoms stödbeslut omfattar projektet stödberättigande kabel enligt följande:
- 96-fibers kabel 9 000 meter,
- 24-fibers kabel 4 000 meter,
- 4-fibers kabel 2 700 meter.
Enligt stödbeslutet fördelas kostnaderna i projektbokföringen enligt följande:
Den stödberättigande andelen för 96-fibers kabel är 18 700 euro, för 24-fibers kabel 4 800 euro och för 4-fibers kabel 2 800 euro.
I detta exempel var de totala kostnaderna 108 300 euro, varav de stödberättigande kostnaderna var 79 430 euro.