Vägtransportföretagens beredskapsskyldighet
Beredskap – för vad och varför?
I fråga om samhällets funktion har vägtransportföretag en central roll under alla förhållanden. Därför innehåller lagen om transportservice bestämmelser om beredskapsskyldighet för innehavare av trafiktillstånd. De innehavare av person- och godstrafiktillstånd som bedriver mer omfattande verksamhet ska förbereda sig för störningar under normala förhållanden och för sådana undantagsförhållanden som avses i beredskapslagen. Med störningar under normala förhållanden avses till exempel situationer där företagets ekonomiska funktionsförmåga är hotad på grund av omsättningsförlust eller där en betydande del av företagets personal är samtidigt förhindrad att arbeta eller situationer där en betydande störning i elförsörjningen eller i datakommunikationerna förhindrar eller försvårar ledningen av verksamheten i företaget.
Syftet med beredskapsskyldigheten är att företaget med hjälp av en beredskapsplan som gjorts upp på förhand kan fortsätta sin verksamhet så störningsfritt som möjligt och upprätthålla funktionssäkerheten även under undantagsförhållanden och vid störningar. Genom beredskapsplanering säkerställs förutom kontinuiteten i företagets egen verksamhet även kontinuiteten i de tjänster som företaget tillhandahåller för sina kunder och samtidigt främjas funktionssäkerheten i samhället.
Vem omfattas av beredskapsskyldigheten?
I praktiken gäller skyldigheten de företag som bedriver tillståndspliktig trafik med mer än 15 fordon. Beredskapsskyldigheten gäller alltså företag som har ett giltigt godstrafiktillstånd för minst 16 fordon eller persontrafiktillstånd för minst 16 bussar.
Även om den lagstadgade skyldigheten endast gäller större företag med trafiktillstånd, utgör förberedelse för undantagssituationer och -förhållanden en del av risk- och kontinuitetshanteringen samt en ansvarsfull företagskultur hos varje företag. I bästa fall kan beredskapsplanering samt aktiv uppföljning och uppdatering av den styra och gynna den dagliga verksamheten i företaget.
Vad innebär beredskapsskyldigheten i praktiken?
De företag som omfattas av beredskapsskyldigheten ska göra upp en beredskapsplan före den 1 juni 2021. Beredskapsplanen ska uppfylla kraven i Traficoms föreskrift och av den ska bland annat framgå vem som ansvarar för beredskapsåtgärderna. Planen kan göras upp på blanketten som finns på denna webbsida. Beredskapsplanen kan också vara en del av någon annan driftshandbok som företaget eventuellt har. Planen lämnas inte in till Traficom, utan företaget ska förvara planen i företaget och hålla den uppdaterad.
Traficom utövar dock tillsyn över företagens beredskapsplaner och deras överensstämmelse med kraven. För detta tillsynsändamål ska företaget på begäran lämna in planen till Traficom.
Vad ska beredskapsplanen innehålla?
Av beredskapsplanen ska framgå bland annat
- företagets namn och FO-nummer, verksamhetsställe (adress) samt vem som ansvarar för beredskapsåtgärderna och kontaktuppgifter till denna person
- de funktioner, partner, tjänsteleverantörer och underleverantörer som är kritiska för kontinuiteten i företagets verksamhet.
- I planen ska antecknas den största kundens andel av omsättningen (under 5 %, 6–10 %, 11–20 %, 21–30 %, över 30 %).
- hur företaget har förberett sig för följande hot:
- över 30 % av dess arbetskraft är förhindrad att arbeta i företaget
- ett massivt elavbrott/en massiv störning i datakommunikationerna
- andra risker för och hot mot företagets verksamhet
- företagets ansvar och processer inom riskhanteringen
- hur företaget ser till att företagets personal i anslutning till beredskapen känner till beredskapsplanens innehåll och företagets ansvar och skyldigheter med anknytning till den
- hur företaget utvecklar och upprätthåller sina beredskapskunskaper
- hur man upprätthåller beredskapsplanen och hurdan egenkontroll man genomför
Beredskapsplanen kan göras upp på blanketten som finns på denna webbsida. Beredskapsplanen kan också vara en del av någon annan driftshandbok som företaget eventuellt har.
Frågor, men inga färdiga svar – nedan finns några frågor som kan vara till nytta när det gäller beredskap och uppgörande av beredskapsplan
Vad gör vårt företag, vilka är dess kärnfunktioner, vilka är de processer och samarbetspartner som är mest kritiska för dess verksamhet?
Vilka slags situationer kan hota vårt företag, orsaka störningar i dess verksamhet eller till och med förhindra verksamheten?
Hur stor risk förknippas med varje identifierat hot, och vad händer om ett hot som identifierats förverkligas? Vad gör vi i en sådan situation? Vet alla hur man ska agera enligt planen?
Vad kan vi göra på förhand för att hotet skulle försvinna helt, eller för att dess följder skulle vara så lindriga som möjligt?
Hur säkerställer vi att beredskap är en gemensam sak för hela företaget och att beredskap är en kontinuerlig process, inte en plan som man gör upp en gång?