Koulutusorganisaatio tekee ilmoituksen matkustamomiehistön kelpoisuustodistuksen (viranomaislupa) myöntämisestä sähköisellä lomakkeella. Kelpoisuustodistuksesta tallentuu tällöin tieto liikenneasioiden rekisteriin. Kouluttajan edustaja lähettää ilmoituksen matkustamomiehistön peruskoulutuksesta sähköisesti tunnistautuneena. Ilmoitus on maksuton.