Huolto-organisaatiot

Toimiluvan tai toimiluvan muutoksen käsittely alkaa lähettämällä vastuullisen johtajan tai tulevan vastuullisen johtajan toimesta sähköisen asioinnin kautta hakemus EASA lomake 2:lla (EASA Form 2), jossa on kuvattu yhtiön yhteystiedot, aiottu työnlaajuus ja vastuuhenkilöt tai muutokset näissä. Käytä oheisten lomakkeiden pudotusvalikkoja. 

Vastuuhenkilöiden osalta liitteenä tulee olla henkilön pätevyystarkastelu ja tarkasteluun liittyvät todistukset sekä muutoksien ollessa kyseessä lisäksi muutoksenhallintadokumentaatio (MoC).

Lisäksi Käsikirjan (MOE) hyväksyntä haetaan erillisellä hakemuksella sähköisen asioinnin kautta. Jos kyseessä on pelkkä MOE muutos, riittää pelkkä MOE hakemus tai ilmoitus organisaation itsensä hyväksymästä muutoksesta. Nämä tehdään saman sähköisen asioinnin kautta. Lisäksi tulee MOE hakemuksen mukana olla myös siihen mahdollisesti liittyvät ohjeet, lomakkeet tai menetelmät.

Lisäksi esitetyt vastuuhenkilöt ilmoittautuvat tehtävään henkilökohtaisilla tunnuksilla sähköisen asioinnin kautta ilmoittautumislomakkeella.

Organisaatiolla tulee olla vastuullinen johtaja (Accountable Manager, AM), joka on viimekädessä vastuussa toiminnasta ja sen taloudellisista edellytyksistä (ja jolla on valtuudet päättää niistä). Organisaatio nimittää vastuullisen johtajan dokumentoidusti. 

Organisaatiolla tulee olla lisäksi seuraavat vastuuhenkilöt:

• Vastuuhenkilö tai vastuuhenkilöryhmä, joka vastaa huoltotoimintavaatimusten noudattamisesta (Maintenance Manager, MM)
• Vaatimusten mukaisuuden valvonnasta vastaava henkilö (Compliance Monitoring Manager, CMM)
• Turvallisuudesta vastaava henkilö (Safety Manager, SM)

Varsinaisen hakemuksen tekee vastuullinen johtaja tai tuleva vastuullinen johtaja  EASA Form 2:n sähköisen asioinnin kautta.

Lisäksi näiden henkilöiden hyväksymistä varten henkilön on sähköisen asioinnin kautta ilmoittauduttava ilmoittautumislomakkeella henkilökohtaisilla tunnuksilla. Vastuuhenkilöiden tulee lisäksi hyväksytysti suorittaa vastuuhenkilötentti (Ei koske vastuullista johtajaa) ja haastattelu.

Käsikirjan (MOE) hyväksyntää haetaan oman sähköisen asioinnin kautta. Lisäksi ei ennakkohyväksyntää vaativa muutos ilmoitetaan saman asioinnin kautta merkitsemällä asia oikeaan kohtaan. Hakemuksen tai ilmoituksen tekee vastuullinen johtaja tai tuleva vastuullinen johtaja tai organisaation sähköiseen asiointiin valtuuttama henkilö. Käsikirja tulee liittää kokonaisuudessaan hakemukseen. Sisältäen myös ne dokumentit, joihin viitataan käsikirjassa. Jos tiedostot ovat liian suuria, pitää sopia erillisestä toimintatavasta.

Toimilupahakemuksen käsittelyn alkuvaiheessa järjestetään aloituskokous organisaation vastuuhenkilöiden ja Traficomin tarkastajien kesken. Aloituskokouksessa käydään tarkemmin läpi lupaprosessin eteneminen ja on mahdollista tarkemmin keskustella lupaprosessiin liittyvistä asioista ja aikataulusta.

Organisaationne vastuutarkastaja käy läpi esitetyt dokumentit/asiakirjat ja tekee tarvittaessa korjauspyyntöjä niihin.

Ennen hyväksyntää Traficom suorittaa organisaatioon hyväksyntäauditoinnin, jossa varmistetaan että organisaatio täyttää kaikki sille asetetut vaatimukset. Tätä ennen organisaation odotetaan suorittavan sisäinen auditointi, jossa se tarkastelee ja varmistaa omat valmiutensa luvan mukaiseen toimintaan.

Mikäli Traficomin auditoinnissa tehdään havaintoja, tulee nämä korjata ennen kuin toimilupa voidaan antaa.

Kun toimilupaan liittyvät asiakirjat on tarkastettu ja mahdolliset auditointihavainnot on korjattu, Traficom myöntää organisaatiolle toimiluvan ja toimittaa sen kirjallisesti organisaatiolle.
Toimilupa annetaan lomakkeella EASA lomake 3-145 (Part 145).

Toimiluvan myöntämisen jälkeen organisaatiolle toimitetaan lasku kulloinkin voimassa olevan Traficomin maksuasetuksen mukaisesti.